WAPRO Mag PRESTIŻ 365, pierwsze stanowisko

WAPRO Mag (dawniej WF Mag)
Sprzedaż i magazyn
 

WAPRO Mag (dawniej WF Mag) to program przeznaczony do obsługi procesów sprzedaży oraz zarządzania pracą magazynów w firmach handlowych, usługowych i produkcyjnych różnej wielkości, od małych firm jednoosobowych do przedsiębiorstw średniej wielkości.

Program WAPRO Mag (dawniej WF Mag) przeznaczony jest do prowadzenia ewidencji towarowo-wartościowej w firmach handlowych, usługowych i produkcyjnych, o różnym profilu działalności. Pozwala na wspomaganie sprzedaży poprzez rozbudowany system wariantów sprzedaży, cenników, upustów, kontrolę zobowiązań i należności. Oprócz tego ułatwia analizę przepływu towarowego, poprzez możliwość tworzenia różnorodnych zestawień przychodów i rozchodów towarów w dowolnym okresie.

Wbudowany moduł zamówień pozwala na sprawne zarządzanie zapasami magazynowymi, a moduł rozrachunków i dokumentów finansowych, zapewnia rozliczanie i kontrole stanu płatności w oparciu o raporty kasowe i bankowe. Program w linii PRESTIŻ przystosowany jest do obsługi transakcji wewnatrzwspólnotowych oraz transakcji walutowych [sprzedaż/zakup, cenniki walutowe). Dodatkowo w tej linii system zawiera moduł produkcji pozwalający na sprawna kompletacje produktów z użyciem zamienników oraz moduł CRM - prosty w obsłudze mechanizm umożliwiający rejestracje zadań oraz zarządzanie relacjami z klientem.

WAPRO Mag (dawniej WF Mag) jest wynikiem połączenia dotychczasowych, bogatych doświadczeń firmy, jako producenta aplikacji biznesowych, z możliwościami jakie daje zastosowanie najnowszych technologii informatycznych. Nowa wersja programu jest w pełni zintegrowana i kompatybilna ze środowiskiem oraz interfejsem Microsoft Windows. Może pracować pod kontrolą Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 10, Windows Server 2003, Windows Server 2008, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2016 maksymalnie wykorzystując zalety tych systemów operacyjnych.

Program WAPRO Mag (dawniej WF Mag)  jest centralnym elementem systemu WAPRO ERP. Projekt podziału funkcjonalnego pomiędzy poszczególnymi aplikacjami systemu wymaga, aby program WAPRO Mag (dawniej WF Mag) w pełni obsługiwał wszystkie operacje związane z działalnością handlową firm. W związku z tym składa się z kilku modułów, które często w podobnych systemach innych produktów wydzielone są w oddzielnych jednostkach produktowych.

WAPRO Mag (dawniej WF Mag) składa się trzech podstawowych modułów:

modułu zarządzania magazynem- moduł przeznaczony jest do prowadzenia ewidencji towarowo - wartościowej oraz zarządzania gospodarką magazynową firmy. Posiada wszystkie narzędzia potrzebne do pełnej automatyzacji pracy osób obsługujących magazyn.

modułu zarządzania sprzedażą - moduł przeznaczony jest do wspierania i automatyzowania wszystkich procesów związanych z transakcjami sprzedaży przeprowadzanymi przez firmy począwszy od ustalenia i kontroli właściwej polityki cenowej (cenniki] poprzez wystawianie i kontrolę stanu realizacji zamówień, wystawianie dokumentów handlowych kończąc na raportach osiągniętych przychodów, zysków czy rentowności firmy.

Moduł zarządzania sprzedażą wyposażony jest w wiele mechanizmów automatyzujących pracę zarówno osób związanych z fizycznym obrotem towarowym jak i osób dokumentujących ten obrót. Fakturowanie czy wystawianie innych dokumentów sprzedaży może zostać do maksimum zautomatyzowane przy zastosowaniu urządzeń współpracujących z WAPRO Mag (dawniej WF Mag) [PRESTIŻ oraz PRESTIŻ PLUS) oraz przez mechanizmy samego programu jak na przykład automatyczne naliczanie cen sprzedaży zgodne z ustalonymi wcześniej zasadami, cennikami czy też np. mechanizmu seryjnego wystawiania faktur. Program wyposażony jest w moduł sprzedaży detalicznej automatyzujący i upraszający pracę punktów sprzedaży detalicznej.

moduł finansowy- w skład tego modułu wchodzą rejestry operacji bankowych, kasowych, rozrachunków z kontrahentami. Jest uzupełnieniem wyżej wymienionych modułów, umożliwia pełną kontrolę finansów firmy oraz rozliczeń z kontrahentami, wspierając przy tym operacje e-przelewów.

Jak widać program WAPRO Mag (dawniej WF Mag) stanowi kompletną aplikację obejmującą swoim obszarem działania wszystkie aspekty działalności handlowej firmy. Opcjonalnie można rozszerzyć funkcjonalność programu o obsługę tzw. sprzedaży mobilnej oraz na platformie internetowej WAPRO abStore B2C/B2B, która jest w pełni zintegrowana z

WAPRO Mag (dawniej WF Mag) oraz z zewnętrznymi usługami np. portalem aukcyjnym Allegro.

WAPRO Mag (dawniej WF Mag) jest dostępny w czterech wariantach:

wariant START - przeznaczony dla jednoosobowych mikroprzedsiębiorstw, firm rodzinnych gdzie podstawową funkcja programu jest fakturowanie prostej sprzedaży towarów, produktów, wyrobów (wystawianie dokumentów sprzedaży) w małym sklepie czy kiosku. W takich przypadkach cenioną zaletą programu jest pełna automatyzacja sprzedaży (połączenie zarządzania magazynem z obsługą procesu sprzedaży). Jest to istotna cecha programu ponieważ w firmach tego typu większość operacji wykonuje jedna osoba, która często jest magazynierem, sprzedawcą, kasjerem a czasem także właścicielem firmy.

wariant BIZNES- przeznaczony dla kilkunastoosobowych, małych firm, które wymagają już obsługi wielu magazynów reprezentujących oddziały firmy, filie czy punktu sprzedaży detalicznej. W tego typu firmach, o bardziej złożonej strukturze organizacyjnej, od wariantu BIZNES istotne stają się dla firm użytkujących program WAPRO Mag moduły zarządzania sprzedażą. Na przykład możliwość ustalania „polityki cenowej" firmy, cenników, akcji promocyjnych np. przez osoby kierujące Działem Sprzedaży, która następnie jest automatycznie realizowana i kontrolowana przez program w momencie wystawiania faktury czy innego dokumentu sprzedaży.

wariant PRESTIŻ - przeznaczony dla kilkudziesięcioosobowych, średnich firm posiadających wiele oddziałów, filii, sklepów na terenie kraju. Wariant PRESTIŻ wspiera obsługę wewnątrz unijnego oraz poza unijnego obrotu towarowego. Wariant PRESTIŻ jest kolejnym rozszerzeniem funkcjonalnym programu. Przewidziany jest dla najbardziej wymagających odbiorców systemu, poza wieloma rozszerzeniami funkcjonalnymi posiada większe możliwości kontroli i analizy rentowności. Wariant ten posiada także Moduł Akcyzowy do obrotu wyrobów węglowych, pozwalający automatycznie tworzyć Dokumenty Dostawy oraz deklarację AKC-WW.

wariant PRESTIŻ PLUS - posiada pełną funkcjonalność wariantu PRESTIŻ i przeznaczony jest dla użytkowników o specyficznych wymaganiach i umożliwia praktycznie dowolną rozbudowę struktur bazy danych. Moduł tabel dodatkowych umożliwia rozszerzenie zakresu domyślnie przechowywanych danych / informacji przez standardową wersję programu, o specyficzne dane. Moduł gniazd rozszerzeń umożliwia modyfikowanie programowe standardowych operacji dostarczanych w programie, dodawanie własnych procedur a także tworzenie całych funkcjonalnych modułów.

Dodatkowo wariant ten umożliwia wykorzystanie zaawansowanych mechanizmów raportowania w technologii SQL Server Reporting Services.

Program dla każdej firmy

Różnice miedzy wariantami programu WAPRO Mag są na tyle duże, że program ten wykorzystują z powodzeniem zarówno małe jednoosobowe firmy jak i duże firmy z sektora MSP (Małe i Średnie Przedsiębiorstwa] posiadające wiele oddziałów, filii czy też punktów sprzedaży detalicznej.

W małych i średnich firmach program WAPRO Mag (w wariantach BIZNES i PRESTIŻ) postrzegany jest jako program magazynowy lub jako program do zarządzania sprzedażą natomiast w mikroprzedsiębiorstwach wykorzystywane są najczęściej jego podstawowe funkcje i w związku z tym postrzegany jest jako program do faktur lub innymi słowy program do fakturowania (czasem z dopiskiem „z magazynem”). Jest to duże uproszczenie, które dewaluuje pełne możliwości tego wariantu podkreślając jedynie jego najczęściej wykorzystywaną w codziennej działalności funkcję wystawiania faktur (obsługa magazynu odbywa się automatycznie w tle).

W rzeczywistości program WAPRO Mag pełni wszystkie te funkcje, przeznaczony jest zarówno do zarządzania sprzedażą jak i magazynami w firmach o różnych profilach prowadzonej działalności od handlowych poprzez handlowo - usługowe do produkcyjnych.

Jest to jedna, spójna aplikacją, której celem jest wspieranie użytkowników we wszystkich aspektach prowadzonej przez nich działalności handlowej. Jego wszechstronność powoduje, że może wspierać działalność firm tak różniących się wielkością i obszarem działania.

Podstawowy zakres funkcjonalny systemu

Program przeznaczony jest dla firm prowadzących krajowy obrót towarowy z możliwością dokonywania transakcji handlowych w walutach, czyli wewnątrz - unijny oraz poza - unijny obrót towarowy;

Możliwości konfiguracyjne systemu, współpraca z innymi aplikacjami

Program umożliwia obsługę firm jedno i wielo-oddziałowych. Może być zainstalowany w bazach danych rozłącznych np. dla oddziałów lub jednej, zsynchronizowanej;

Program współpracuje z innymi aplikacjami WAPRO ERP np. programami finansowo - księgowymi wchodząc w skład systemu do zarządzania małymi i średnimi firmami. Aplikacje tworzące ww. system mogą współpracować z programem zarówno na bazach rozłącznych (wymiana danych następuje na drodze eksportu i importu plików) lub na jednej zsynchronizowanej bazie danych (bieżąca wymianą danych);

Microsoft SQL Server, na którym zainstalowana jest baza danych programu może być zainstalowana lokalnie - na serwerze w sieci lokalnej firmy lub zdalnie - np. w centrali wielo-oddziałowej firmy lub na przykład u profesjonalnych dostawców świadczących tego typu usługi. W przypadku hostowania bazy danych, obsługa programu możliwa jest poprzez VPN lub za pośrednictwem sieciowych usług terminalowych;

Program opcjonalnie współpracuje z:

• Programami finansowo księgowymi:
• WAPRO Kaper - Księga Przychodów i Rozchodów;
• WAPRO Fakir - pełna księgowość;
• Programem WAPRO Mobile - obsługa sprzedaży poprzez handlowców w terenie;
• Platformą e-commerce WAPRO abStore B2C/B2B pozwalającą na pełną synchronizację artykułów do sklepu internetowego oraz zamówień ze sklepu internetowego do programu WAPRO Mag. Dodatkowo sam sklep zintegrowany jest z portalem aukcyjnym Allegro co pozwala na zwiększenie automatyki aukcji internetowych w obu kierunkach.
• Programem WAPRO Analizy pozwalającym wykonywać bardzo szybkie i efektywne analizy biznesowe na podstawie danych zarejestrowanych w bazie programu.
• Programem WAPRO Aukcje pozwalającym na bezpośrednią integrację z usługą Allegro WebAPI i pobieranie danych o sprzedaży z aukcji Allegro oraz wystawianie i zarządzanie aukcjami Allegro.

• Program pozwala na obsługę dowolnej ilości firm i magazynów;
• Rozchód z magazynu metodami:

o FIFO - pierwsze weszło pierwsze wyszło; o LIFO - ostatnie weszło pierwsze wyszło;
o Wybór z konkretnej dostawy - dla wybranych pozycji asortymentowych;

• Ewidencja magazynowa prowadzona w rzeczywistych cenach netto i brutto;
• Magazyny mogą być dowolnie synchronizowane pomiędzy sobą w zakresie danych handlowych magazynowanych asortymentów;

Inwentaryzacja

• Bilans Otwarcia - bilans otwarcia można wykonać w dowolnym momencie tzn. można rozpocząć pracę z programem przed ostatecznym wprowadzeniem i zatwierdzeniem Bilansu Otwarcia;
• Remanent - korektę stanów magazynowych można przeprowadzać wielokrotnie, wykonując operację remanentu. Zapisy wszystkich wykonanych remanentów są archiwizowane, co umożliwia wykonanie w dowolnym momencie wydruków remanentowych;

Obrót magazynowy, zakup i sprzedaż

• Projekt programu zakłada dużą elastyczność w możliwości dostosowania go do potrzeb i wymagań każdej firmy. Program sprawdza się zarówno:

• Program został zoptymalizowany pod kątem możliwości łatwego i szybkiego wystawiania dokumentów magazynowych, handlowych i ich modyfikacji. Jego projekt oparty jest o ponad dziesięcioletnie doświadczenia jego wielotysięcznych rzesz użytkowników. W formatkach dokumentów użytkownik ma zawsze dostęp do wszystkich kartotek i słowników programu związanych z wykonywaną operacją tak, aby była możliwość dodania do nich nowej pozycji, edycji danych bez konieczności opuszczania formatki otwartego dokumentu. Dodatkowo dostępnych jest tam wiele narzędzi jak kalkulatory cen i inne, usprawniających pracę użytkownikom.
• Duża elastyczność definiowania parametrów pracy systemu, różnych parametrów handlowych oraz polityki cenowej umożliwia takie skonfigurowanie programu, aby po wybraniu kontrahenta na dokumencie sprzedaży, system sam zaproponował właściwe ceny sprzedaży, domyślne warunki i terminy płatności a w skrajnym przypadku może nawet zastosować indywidualne nazewnictwo dla wybranych pozycji asortymentowych, uwzględniając przy tym akcje promocyjne, program lojalnościowy a także indywidualne rabaty / upusty kontrahenta itp. Odpowiednio zdefiniowane parametry polityki cenowej umożliwiają automatyczne wystawianie dokumentów sprzedaży nawet przez osoby nieznające aktualnych warunków oferty handlowej dla konkretnego odbiorcy.
• Program wyposażony jest w wiele mechanizmów przeznaczonych do wykonywania operacji grupowych oraz seryjnych, których zadaniem jest uproszczenie i zwiększenie szybkości obsługi. Od możliwości grupowego wprowadzania na dokument wybranych pozycji asortymentowych do seryjnego wystawiania dokumentów sprzedaży.
• Program wyposażony jest w system pełnej kontroli poprawności całego obrotu towarowego oraz procesu sprzedaży z wykorzystaniem informacji zawartych w kartotekach systemu (cenniki, sposoby i terminy płatności, limity kupieckie). W zależności od ustawień parametrów konfiguracyjnych program może ostrzegać o niekorzystnych czy niepoprawnych transakcjach lub je zablokować.
• Program umożliwia rejestrowanie i obsługę sprzedaży opodatkowanej na zasadach ogólnych oraz na zasadach szczególnych VAT marża.
• Program umożliwia sprzedaż asortymentu z wielu magazynów na jednym dokumencie handlowym.
• Program umożliwia podgląd stanu wybranego asortymentu w innych magazynach.
• Program umożliwia rozliczanie dokumentów wystawionych w walucie bazowej wpłatami dokonanymi w innej walucie lub w formie mieszanej (część w walucie bazowej a część w innych walutach].
• Program obsługuje cenniki sprzedaży w walucie bazowej programu oraz walutowe. Sprzedaż asortymentów z domyślną walutową ceną sprzedaży na fakturach wystawianych w walucie bazowej powoduje automatyczne przeliczenie ceny zgodnie z bieżącym kursem waluty zarejestrowanym w tabeli kursów.
• Program posiada dedykowane okno sprzedaży detalicznej przeznaczone do obsługi punktów sprzedaży detalicznej.
• Program umożliwia podłączenie do systemu bardzo szerokiej gamy urządzeń współpracujących jak:

• Okna przeglądarek wszystkich kartotek programu wyposażone są w bogate zestawy filtrów ułatwiające wyszukiwanie informacji, lokatory wyszukujące poszukiwane zapisy kartoteki, intuicyjne wyszukiwanie pozycji po wybranych polach kartotek itp.

Moduł Dokumentów akcyzowych

• Program pozwala automatycznie generować dokumenty dostawy wyrobów węglowych
• Program umożliwia automatyczne generowanie deklaracji AKC-WW dla towarów akcyzowych
• Program umożliwia wydruk zestawienia dokumentów dostawy, które należy składać do Urzędu Celnego
• Do programu dodano szereg zestawień pozwalających analizować dokumenty dostawy pod kątem wysokości akcyzy lub marży na sprzedawane wyroby węglowe
• Program umożliwia filtrowanie towarów akcyzowych

Produkcja / kompletacja

Moduł produkcji / kompletacji umożliwia tworzenie dowolnych produktów na podstawie definicji produktu lub receptur tworzenia produktów ze składników znajdujących się w magazynie. Tak zdefiniowane produkty można dowolnie montować lub demontować uruchamiając odpowiednie zlecenia. Zlecenia montażu / demontażu określają, jakie produkty i w jakiej ilości należy zmontować lub zdemontować. Montaż produktu powoduje, że na stanie magazynu zwiększa się ilość danego produktu, a zmniejsza ilość jego elementów składowych. Równocześnie z procesem montażu / demontażu program tworzy odpowiednie dokumenty magazynowe. Ilości montowanych produktów mogą być dowolnie określane przez użytkownika lub też automatycznie, zgodnie z zapotrzebowaniem wynikającymi z różnicy aktualnego stanu produktu w magazynie oraz zamówionych ilości przez odbiorców. Program może automatycznie utworzyć zlecenie zgodnie z wyżej wymienionym zapotrzebowaniem.

Rozrachunki

• Rozrachunki mogą być tworzone w programie:

o Automatycznie - na podstawie rejestrowanych dokumentów handlowych;

o Ręcznie - poprzez samodzielne zarejestrowanie rozrachunku przez użytkownika w kartotece rozrachunków;

• Rozliczanie rozrachunków może być realizowane w programie:

o Automatycznie - w momencie rejestrowania dokumentów finansowych [kasowych oraz bankowych);

o Ręcznie - poprzez wiązanie wskazanych w kartotece rozrachunków, rozliczanie dwóch dokumentów handlowych poprzez ich wzajemne kojarzenie [kompensata],

• Zarówno podczas automatycznego jak i ręcznego rozliczania rozrachunków program umożliwia grupowe rozliczanie rozrachunków, tzn. istnieje możliwość automatycznego rozliczenia wielu dokumentów handlowych jednym dokumentem zapłaty.
• Rozrachunki można dowolnie łączyć i rozłączać.
• Kartoteka rozrachunków dodatkowo umożliwia:

o Obsługę rozrachunków wielowalutowych;

o Dowolną analizę rozrachunków [stanu należności i zobowiązań) według zadanych kryteriów:

• Daty płatności;
• Płatnika;
• Formy płatności;
• Inne;

o Rejestrację noty odsetkowej;

Dokumenty finansowe

• Program umożliwia zarówno ręczne tworzenie dokumentów finansowych (kasowych i bankowych], łączenie ich w raporty kasowe i odpowiednio w wyciągi bankowe a w niektórych przypadkach automatycznie:

o W firmach, w których na przykład na stanowisku kasowym następuje jednocześnie fakturowanie sprzedaży, istnieje możliwość uruchomienia automatycznego wystawiania dokumentów kasowych KP [dla płatności gotówkowych z zerowym terminem płatności) w momencie zatwierdzenia dokumentu sprzedaży;

• E-Przelewy - funkcja umożliwia automatyczne przygotowanie pliku eksportu do internetowego systemu bankowego.
• W trakcie wystawiania dokumentu kasowego lub bankowego istnieje możliwość rozliczenia należności lub zobowiązania (także automatycznego, grupowego rozliczenia rozrachunków).

Zamówienia

•  Program umożliwia rejestrowanie zamówień dwóch typów:

              - do dostawców;
              - od odbiorców; 

• Program automatycznie rezerwuje towar w magazynie wg priorytetów zamówień od odbiorców.

• Na podstawie jednego lub kilku zamówień program może automatycznie przygotować dokumenty magazynowe lub handlowe.

• Na podstawie zamówień od odbiorców na produkty, których aktualnie nie ma w magazynie program może automatycznie utworzyć zlecenia montażu brakującej ilości.
• Zamówienia umożliwiają wygodna obsługę transakcji wieloetapowych.
• Kartoteka zamówień wyposażona jest w wygodny w użyciu Generator Zamówień do dostawców. Moduł posiada szerokie możliwości konfiguracyjnie. Na podstawie zdefiniowanych wcześniej ustawień konfiguracyjnych, Generator Zamówień analizuje aktualny stan magazynu, oczekujące zamówienia do realizacji i automatycznie przygotowuje zestaw zamówień do dostawców umieszczając je w buforze kartoteki. Po zatwierdzeniu ich przez operatora trafiają do kartoteki zamówień.

Zestawienia

Program posiada bogaty zestaw różnego typu zestawień i raportów dostarczanych podczas instalacji Do najważniejszych należą:

Stan magazynu, oferty, cenniki;

Różnorodne zestawienia dokumentów magazynowych i handlowych, rejestry VAT; Zestawienia obrotów magazynowych:

o Historia przychodów;
o Historia rozchodów;

o Zestawienie ilościowo - wartościowe;
o I inne;

• Sumaryczne stany zamówień i rezerwacji;
• Analizy zakupów, sprzedaży i zysków wg różnych kryteriów. Są to zestawienia dostępne w wielu wariantach, wyniki grupowane są według wielu kryteriów;
• Analizy stanu rozrachunków;
• Rejestry dokumentów;
• Różnego typu rankingi:

     o  Zestawienie najlepszych odbiorców;

     o  Zestawienie najlepszych dostawców;

     o  Sprzedaż w podziale na handlowców;

     o Ranking towarów / produktów (analiza pod względem obrotu, osiągniętego zysku itp.j;
     o Inne;

Zestawienia i raporty występują w wielu wariantach, w wielu z nich można na wstępie zdefiniować warunki filtrowania lub sortowania oraz określić inne dostępne parametry. Dodatkowo program posiada wbudowany generator raportów umożliwiający samodzielne definiowanie własnych zestawień i raportów. Istnieje także możliwość dołączania innego typu własnych lub wykonanych na zlecenie raportów, np. w oparciu o technologię:

• „CRYSTAL REPORTS” lub
• „SQL Server Raporting Services” (dostępne tylko w wariancie PRESTIŻ PLUS)

Inne

• Program posiada możliwość importu i eksportu różnych danych w wielu popularnych formatach:

• Program posiada szeroko rozbudowany system parametrów konfiguracji firmy oraz indywidualnych ustawień użytkownika. Decydują one w wielu przypadkach o sposobie działania programu;
• Rozbudowany system uprawnień oparty o grupy użytkowników pozwalający z jednej strony na dostosowanie każdego stanowiska zgodnie z jego przeznaczeniem, co w wielu przypadkach upraszcza obsługę programu a z drugiej strony pozwalający zabezpieczyć dane handlowe firmy;