WAPRO Fakir BIURO PLUS 365, pierwsze stanowisko

WAPRO Fakir (dawniej WF Fakir)

Finanse i księgowość

Finanse i księgowość WAPRO Fakir jest systemem przeznaczonym do obsługi pełnej księgowości w przedsiębiorstwach handlowych, usługowych oraz produkcyjnych.

Program Finansowo-księgowy WAPRO Fakir może być stosowany:

• jako element składowy systemu zarządzania firmami WAPRO ERP i współpracować z innymi aplikacjami tego systemu,
• niezależnie, jako samodzielny program finansowo - księgowy.

Program wyposażony został we wszystkie wymagane przepisami prawa mechanizmy potrzebne do księgowania bieżącej działalności podmiotów gospodarczych zobowiązanych do prowadzenia ksiąg handlowych.

Wieloletni rozwój programu, w dużej mierze oparty o doświadczenia szerokich rzesz jego użytkowników, ukierunkowany jest na:

• pełną automatyzację wszystkich możliwych operacji niewymagających decyzji księgowego. Pozwoliło to obniżyć do minimum pracochłonność związaną z wprowadzaniem i dekretacją dokumentów w programie,
• udostępnienie w postaci przetworzonej danych finansowo - księgowych, wymaganych w procesach zarządzania firmą.

• mechanizmów automatycznego rozliczania rozrachunków,
• automatów księgujących, ułatwiających proces księgowania standardowych dokumentów,
• mechanizmów automatycznie dekretujących „koszty do rozliczenia w czasie” (np. prenumeraty, abonamenty itp.),
• mechanizmów automatycznych przeksięgowań, przeszacowań (miesięcznych i rocznych),
• mechanizmów automatycznie naliczających różnice kursowe,
• mechanizmów automatycznego, dynamicznego dekretowania importowanych dokumentów (Moduł MAGIK II opisany niżej. Dotyczy pracy programu w systemie WAPRO ERP),
• moduł tworzenia raportów użytkownika,
• szereg innych mechanizmów poprawiających ergonomię, dokładność i szybkość wykonywanej pracy oraz mechanizmy przyspieszające i ułatwiające dostęp do danych.

Aplikacja wykorzystuje formularze pochodzące z największej, dostępnej bazy dokumentów elektronicznych w Polsce www.iform.pl

* W systemach pracujących na wspólnej bazie z programem WAPRO Mag, e-Dokumenty dołączone w tym programie do dokumentów handlowych, automatycznie widoczne są w programie WAPRO Fakir.

Wraz z rosnącymi wymaganiami stawianymi współczesnej księgowości, do których należą między innymi:

• stały monitoring kosztów, wyniku finansowego, rentowności i rozliczeń inwestycji firmy,
• nadzór nad rozrachunkami, zobowiązaniami i należnościami firmy,
• wykorzystanie danych księgowych do analizy działalności operacyjnej firmy,
• planowanie przyszłych działań operacyjnych, na podstawie aktualnych danych finansowo - księgowych firmy oraz analizie danych historycznych.

program został wyposażony w wbudowane moduły takie jak:

• tworzenia planów budżetowych wraz z kontrolą ich wykonania,
• rozliczania projektów firmy,
• ewidencjonowania przychodów i kosztów w zdefiniowanych przez użytkownika miejscach powstawania przychodów i kosztów (tzw. MPK), które niezależnie od możliwości rejestrowania kosztów na kontach księgowych zespołu 5, umożliwiają dodatkowe ich rejestrowanie w innym układzie, w sposób bardziej szczegółowy. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne analizowanie rentowności poszczególnych obszarów działalności firmy (dotyczy wariantów PRESTIŻ i BUDŻET),
• analiza wskaźnikowa, która umożliwia pełną analizę kondycji finansowej firmy (dotyczy wariantów PRESTIŻ i BUDŻET),
• możliwość tworzenia własnych zestawień użytkownika, które umożliwiają tworzenie rozbudowanych zestawień jak na przykład szczegółowych rachunków wyników, analiz rentowności poszczególnych rodzajów działalności firmy i dowolnych innych zestawień opartych o dane finansowo - księgowe.

Dodatkowo istnieje możliwość poszerzenia możliwości analitycznych systemu poprzez rozbudowanie go o program WAPRO Analizy. Po zainstalowaniu programu WAPRO Analizy na wspólnej bazie z programem WAPRO Fakir dodatkowo można uzyskać możliwość wykonywania przekrojowych, wielowymiarowych analiz w postaci czytelnych zestawień tabelarycznych i wykresów, niezbędnych do oceny zmian trendów procesów zachodzących w firmie, analiz porównawczych i innych.

Program, ze względu na swoją rozbudowaną funkcjonalność, pełną automatyzację operacji księgowych, ergonomię pracy sprawdził się również w pracy w biurach rachunkowych. Potwierdzeniem tego jest lista biur rachunkowych
korzystających w swojej codziennej pracy z oprogramowania WAPRO ERP, które przystąpiły do „Programu dla biur rachunkowych WAPRO ERP”.

WAPRO Fakir w systemie zarządzania firmą WAPRO ERP

Powyżej wymienione zostały wszystkie moduły i funkcje automatyzujące pracę księgowych, w które wyposażony jest WAPRO Fakir. Mają one wpływ na przeprowadzane operacje na znajdujących się w programie danych, natomiast poniżej omówimy pełną automatyzację importu i dekretowania danych importowanych do programu z innych aplikacji systemu WAPRO ERP.

Linie produktowe systemu do zarządzania firmami WAPRO ERP

System do zarządzania firmą WAPRO ERP składa się z kilku aplikacji, które użytkownicy mogą dowolnie kompletować, zależnie od stawianych swojemu systemowi wymagań. Podzielony jest on na kilka linii produktowych różniących się funkcjonalnością, które dostosowane są do wymagań różnych grup użytkowników. WAPRO Fakir występuje w następujących liniach produktowych:

• WAPRO BIZNES
• WAPRO BIURO
• WAPRO PRESTIŻ

Automatyzacja współpracy

Pełną funkcjonalność i wszystkie zalety programu WAPRO Fakir dostępne są podczas pracy programu w systemie WAPRO ERP. Jest on tak zaprojektowany, aby wszystkie aplikacje wchodzące w jego skład współdziałały ze sobą w sposób jak najbardziej pełny i zautomatyzowany.

Automatyzacja współpracy systemu polega na możliwości:

• pełnej wymiany danych (w dowolnym momencie] pomiędzy poszczególnymi aplikacjami a programem finansowo - księgowym,
• synchronizacji wspólnych danych - niektórych kartotek (np. kontrahentów, pracowników), rozrachunków i innych,
• automatycznym, dynamicznym dekretowaniu wszystkich importowanych dokumentów.

Program WAPRO Fakir wyposażony jest w moduł MAGIK II, który jest odpowiedzialny za obsługę importu i automatycznego dekretowania dokumentów. Przy jego pomocy możliwe jest nie tylko proste definiowanie schematów księgowań, ale również definiowanie dekretów warunkowych. Moduł dynamicznie analizuje importowane dokumenty i odpowiednio je dekretuje, wylicza również różnice z zaokrągleń, rozksięgowuje dokumenty a nawet dynamicznie tworzy odpowiednie ich opisy.

W praktyce oznacza to, że bez wprowadzenia z klawiatury do programu finansowo - księgowego jednego znaku, bez wpisywania danych kontrahentów, w ciągu kilku lub kilkunastu minut, w programie mogą znaleźć się zadekretowane wszystkie dokumenty magazynowe, handlowe i finansowe wystawione w programie WAPRO Mag z dowolnie wybranego okresu. A zdarza się, że poza obsługą magazynu, obsługą konwencjonalnej sprzedaży (krajowej i zagranicznej) na kilkunastu a nawet kilkudziesięciu stanowiskach, zarządza on równocześnie sprzedażą wielu handlowców mobilnych oraz kilku sklepów internetowych i ilość zarejestrowanych dokumentów jest bardzo duża.

W praktyce, księgowym pozostaje tylko sprawdzenie zaimportowanych dokumentów i ich zatwierdzenie. Import dokumentów może być przeprowadzany z dowolną częstotliwością, wobec tego dane zaksięgowane w programie finansowo - księgowym mogą być zawsze aktualne.

Osiągniecie pełnej integracji i funkcjonalności uzależnione jest w dużym stopniu od zastosowanej przez użytkownika konfiguracji swojego systemu.

W dalszej części przedstawimy podstawowe informacje na temat różnic w funkcjonalności systemu zarządzania firmą WAPRO ERP, przy różnych konfiguracjach instalacji. Więcej szczegółów znajdziecie Państwo w „Podręczniku użytkownika. Oprogramowanie dla firm WAPRO ERP".

Konfiguracja systemu WAPRO ERP a różnice w funkcjonalności

Poszczególne aplikacje systemu zarządzania firmą WAPRO ERP, zależnie od wymagań użytkownika, mogą być instalowane:

• W jednej, wspólnej bazie danych [struktury wszystkich programów znajdują się w jednej bazie danych),
• W rozłącznych bazach danych [struktury wszystkich programów znajdują się w oddzielnych, niezależnych bazach danych).

W zależności od powyżej opisanych przypadków, import danych do programu finansowo - księgowego będzie odbywać się:

Praca na rozłącznych bazach danych - okresowa wymiana danych za pośrednictwem plików danych,

Praca na wspólnej bazie danych - wymiana danych w dowolnym momencie („na żądanie”) w obrębie bazy danych bez pośrednictwa plików danych.

Synchronizacja wspólnych danych, która obniża ogólny nakład pracy w firmie na wprowadzanie dokumentów i danych do systemu (dane są wprowadzane tylko jeden raz, nie trzeba ich powielać) możliwa jest tylko w przypadku pracy na jednej, wspólnej bazie danych.

Jak z tego wynika, pełną funkcjonalność systemu WAPRO ERP można osiągnąć przy instalacji całego systemu w jednej, wspólnej bazie danych.

Zwracamy uwagę, że taki model pracy całego systemu jest możliwy również w przypadku kiedy dział księgowości (wewnętrznej lub zewnętrznej! zlokalizowany jest w innym miejscu niż firma (serwer baz danych). Korzystając na przykład z usług terminalowych, nawet firmy które mają wiele rozproszonych oddziałów, działów, filii czy sklepów mogą skonfigurować swój system do pracy na jednej, wspólnej bazie danych.

Konfiguracja takiego systemu może być złożona, w takim przypadku zachęcamy do korzystania z pomocy sieci naszych Partnerów na terenie całego kraju. Wykaz Partnerów wraz z wyszukiwarką znajduje się na stronie „Znajdź Partnera WAPRO ERP".

Korzyści z użytkowania programu WAPRO Fakir

• Zwiększona efektywność i dokładności pracy księgowego, poprzez zautomatyzowanie wszystkich operacji niewymagających jego decyzji,
• Równomierne rozłożenie pracy księgowych w całym okresie obrachunkowym, wynikające z możliwości importowania i księgowania dokumentów praktycznie natychmiast po ich zarejestrowaniu w systemie zarządzania sprzedażą (dotyczy pracy w jednym systemie z programem WAPRO Mag),
• Skrócenie czasu potrzebnego na wprowadzania dokumentów i ich dekretowanie. Zaoszczędzony tym sposobem czas może być przeznaczony na przeprowadzanie istotnych z punktu widzenia działania firmy bieżących analizy jej wyników ekonomicznych , na przykład przy pomocy modułu WAPRO Analizy,
• Zmniejszenie nakładów pracy w firmie związanych z wprowadzaniem danych wynikające z możliwości pracy na wspólnej bazie danych z programem zarządzania sprzedażą (dotyczy pracy z programem WAPRO Mag).

Podstawowe funkcje WAPRO Fakir w wariancie PRESTIŻ

Ewidencja dokumentów

• Dokumenty - W programie możliwe jest zarejestrowanie wszystkich typów dokumentów, prostych i złożonych, w tym dokumentów walutowych. Program posiada predefiniowany zestaw dokumentów, który może być dowolnie rozbudowany o własne typy dokumentów.
• Dzienniki - W programie jest możliwość utworzenia dowolnego zestawu dzienników. Po przypisaniu dokumentów do odpowiednich dzienników, mogą one być rejestrowane w sposób uporządkowany, w odpowiednich dziennikach.
• Formuły automatycznego dekretowania - pozwalają na automatyzację procesu rejestracji dokumentów.
• Przeglądanie i analiza zaewidencjonowanych dokumentów - program posiada rozbudowany moduł przeglądania dokumentów, który umożliwia dowolne filtrowanie, wybór dowolnych zestawów dokumentów i przeglądanie ich za dowolny okres i pod dowolnym katem.
• Własne klasyfikacje użytkownika - program umożliwia tworzenia własnych klasyfikacji dokumentów oraz zapisów księgowych, które później można wykorzystać do odfiltrowania tych dokumentów lub zapisów w oknie przeglądarki lub na wydrukach.

Księga główna

• Rozbudowane mechanizmy przeglądania księgi głównej - okno przeglądarki księgi głównej wyposażone w rozbudowane mechanizmy zestawiania zapisów, obrotów i sald w oknie i na wydrukach. Zapisy można zestawiać wg. kont, okresów, MPK lub zestawić raport obrotów konta.
• Wydruki - program wyposażony jest komplet wydruków wymaganych przepisami prawa, wydruków statystycznych, w tym bilansu, rachunku wyników, dzienników księgowań i innych,
• Automatyczne naliczanie obowiązkowej korekty kosztów podatkowych zgodnie z art. 15b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - program automatycznie nalicza korekty zarówno dla:

o transakcji zakupu zaksięgowanych bezpośrednio w programie, najczęściej jednorazowo zaliczanych w koszty uzyskania przychodów,

o transakcji zakupu towarów handlowych, najczęściej zaliczanych w koszty uzyskania przychodów odpowiednio do rozchodów / sprzedaży towarów handlowych;

• Automatyczna wycena rozchodowywanych walutowych środków pieniężnych wg. metody FIFO.
• Automatyczna kontrola wyceny zaksięgowanych rozchodów walutowych środków pieniężnych wg. metody FIFO (z możliwością automatycznego tworzenia dokumentu korekt]
• Automatyczne zamykanie okresów i lat obrachunkowych - w trakcie zamykania okresów możliwe jest wykonanie przez program automatycznych przeksięgowań, przeszacowań, a w trakcie zamykania roku obrachunkowego, dodatkowo automatycznie tworzony jest bilans otwarcia następnego roku. Bilans otwarcia może być wielokrotnie aktualizowany, aż do zamknięcia poprzedniego roku obrotowego.

Rozrachunki

• Automatyczne, półautomatyczne i ręczne rozliczanie lub kompensata należności i zobowiązań,
• Możliwość automatycznego rejestrowania i rozliczania rozrachunków już na etapie rejestrowania dokumentów, w tym walutowych. Dodatkowo dla rozrachunków walutowych, program umożliwia automatyczne naliczanie różnic kursowych.
• Automatyczne tworzenie dokumentów przelewu, wezwań do zapłaty, not odsetkowych oraz naliczanie odsetek bezpośrednio z okna przeglądarki rozrachunków.
• Komplet zestawień umożliwiających pełną analizę stanu należności i zobowiązań.

Ewidencja VAT

• Automatyczne ewidencjonowanie zapisów w rejestrze VAT podczas operacji dekretowania dokumentów.
• Automatyczna kontrola zgodności kont księgi głównej z zapisami w rejestrach VAT.
• Automatyczne tworzenie i drukowanie deklaracji VAT-7.
• Automatyczne naliczanie korekt podatku VAT zgodnie z art. 89a i 89b ustawy o podatku od towarów i usług:

o Podatku należnego zgodnie z art. 89a ustawy o podatku od towarów i usług, tzw. ulga na złe długi, wraz z automatycznym wypełnianiem zawiadomienia VAT-ZD;

o Podatku naliczonego zgodnie z art. 89b ustawy o podatku od towarów i usług, tj. obowiązkowe obniżenie podatku naliczonego wynikającego z nierozliczonych transakcji zakupu po upływie 150 dni od terminu płatności;

• Rozliczanie podatku VAT "Małego Podatnika" metodą kasową
• Pełna obsługa dokumentów importowych i eksportowych oraz transakcji wewnątrzwspólnotowych.
• Możliwość tworzenia dowolnej ilości własnych klasyfikacji zapisów w rejestrze VAT,
• Możliwość tworzenia dowolnych zestawień w oparciu o dane zawarte w rejestrach VAT.

Automatyzacja pracy

• Automatyczne ustawienia startowych parametrów nowego dokumentu w kontekście wybranego kontrahenta. Program umożliwia zapisanie dla każdego typu dokumentu, w kontekście każdego kontrahenta zestawu domyślnych ustawień startowych dokumentów, łącznie z parametrami wpisów do rejestrów VAT takimi jak, wybór automatu dekretującego, zestaw wyróżników VAT, grupa podatkowa, stawkami i innymi. Pozwala to skrócić do minimum czas potrzebny na wprowadzanie standardowych dokumentów. Niejednokrotnie, po wybraniu kontrahenta, wystarczy wprowadzić kwotę netto dokumentu aby dokument został automatycznie zadekretowany.”
• Automaty księgujące VAT - umożliwiają one zdefiniowanie dowolnej ilości schematów księgowań dokumentów. W trakcie rejestrowania dokumentów wystarczy wybrać odpowiedni schemat, po czym dokument może zostać w całości automatycznie zadekretowany.
• Automatyczne, okresowe przeksięgowywanie i dekretowanie kosztów do rozliczenia w czasie i innych kwot rozliczanych w czasie. Automaty księgujące programu umożliwiają zdefiniowanie planu przeksięgowań wskazanej kwoty w dekretowanym dokumencie. Plan przeksięgowań umożliwia rozłożenie jej na dowolną ilość okresów obrachunkowych i przypisania każdej pozycji odpowiedniego schematu przeksięgowania. Podczas zamykania okresów obrachunkowych, WAPRO Fakir umożliwia automatyczne tworzenie not księgowych zawierające wszystkie wymagane przeksięgowania kwot do rozliczenia w czasie, w danym okresie obrachunkowym.
• Automatyczny import i dekretowanie dokumentów z systemu sprzedaży, kadrowo - płacowego oraz zarządzania majątkiem firmy. Program WAPRO Fakir posiada wbudowane moduły automatycznego importu i dynamicznego dekretowania importowanych dokumentów z powyższych aplikacji. W zależności od konfiguracji całego systemu, import dokumentów może odbywać się:

o za pośrednictwem plików wymiany, gdy oba programy pracują w niezależnych bazach danych;

o bezpośrednio, gdy oba programy pracują w jednej, wspólnej bazie danych [dotyczy wyłącznie w z programami systemu WAPRO ERPj.

• W modułach importu można definiować schematy dekretowania wszystkich importowanych dokumentów, w tym dynamicznie prowadzić obliczenia, tworzyć opisy importowanych dokumentów. Zakres automatyzacji tego procesu zależy od programu, z którym współpracuje WAPRO Fakir. Pełne możliwości automatyzacji wymiany danych możliwe są wyłącznie pomiędzy aplikacjami systemu WAPRO ERP.
• Automatyczne naliczanie:

o obowiązkowej korekty kosztów podatkowych zgodnie z art. 15b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych

o korekt podatku VAT:

                                      - podstawy opodatkowania oraz podatku należnego zgodnie z art. 89a ustawy

• e-Archiwum - Moduł Zarządzania Dokumentami

o Zapisywanie i przechowywanie e-Dokumentów
o e-Faktury [faktury elektroniczne);
o Kopie elektroniczne klasycznych dokumentów (skany dokumentów)
o Zapisywanie dokumentów w kontekście:

o Dostęp do dokumentów bezpośrednio w interfejsie programu. Na przykład zapisane w e- Archiwum e-Dokumenty do dokumentów systemowych, w interfejsie programu stanowią załączniki do zaksięgowanych dokumentów, a podgląd dostępny jest po przyciśnięciu jednego przycisku;

o W wybranym kontekście można zapisać dowolnie wiele e-Dokumentów;

o W systemach, w których system zarządzania sprzedażą WAPRO Mag pracuje na wspólnej bazie z systemem finansowo - księgowym WAPRO Fakir, e-Dokumenty powiązane z dokumentami handlowymi w programie WAPRO Mag, są automatycznie widoczne jako załączniki zaksięgowanych dokumentów w programie WAPRO Fakir;

• Automatyczne, dynamiczne opisy dokumentu oraz pozycji dokumentu - w celu przyśpieszenia księgowania opisy mogą być w całości lub częściowo dynamicznie tworzone przez program, program może tworzyć automatycznie opis składający się z stałego tekstu oraz dynamicznie wstawianych wartości pól nagłówka dokumentu czy pozycji dokumentu (numery, daty dokumentu). Dynamiczny opis nagłówka i pozycji może być niezależny
• Pobieranie danych i informacji z sieci

        o Pobieranie danych kontrahentów z GUS;
        o Potwierdzanie numeru VAT kontrahentów UE (system VIES]

• Korespondencja elektroniczna

o e-Poczta - wewnętrzny klient pocztowy systemu WAPRO ERP       

o powiadomienia SMS przez bramkę „InfoBIP”:      

• Synchronizacja danych z pozostałymi aplikacjami systemu zarządzania firmą. Synchronizacja wspólnych danych jest możliwa wyłącznie pomiędzy aplikacjami systemu WAPRO ERP.

Controlling

• Miejsca Powstawania Kosztów - program wyposażony jest w moduł umożliwiający definiowanie, obsługę i rozliczanie centrów kosztowych (MPK) wraz z ich analizą.
• Plany budżetowe firmy - program umożliwia tworzenia rocznych, lub częściowych planów budżetowych firmy z możliwością kontroli ich realizacji.
• Analiza wskaźnikowa - obsługa podstawowych wskaźników odpowiedzialnych za kondycję firmy (wskaźniki rentowności, płynności, aktywności, wydajności i wiele innych] wraz z możliwością śledzenia ich zmian w czasie.
• Raporty i zestawienia - Program umożliwia tworzenie zarówno raportów i zestawień, do których dane pobierane są, po odpowiednim odfiltrowaniu, bezpośrednio z bazy danych programu bez złożonych kalkulacji, jak raportów, w których prezentowane dane wymagają wstępnych obliczeń i kalkulacji.

o Zestawienia danych - Poza bogatym zestawem dostarczanych z programem wydruków i zestawień, WAPRO Fakir umożliwia podłączenia własnych raportów wykonanych w technologii CRYSTAL REPORTS, lub modyfikacji istniejących raportów.

o Kalkulacje i obliczenia - program posiada rozbudowany moduł umożliwiający tworzenie raportów prezentujących wyniki złożonych obliczeń i kalkulacji, na przykład rozbudowanego rachunku wyników uwzględniającego wiele rodzaje działalności, z wynikami pośrednimi lub inne. Moduł wyposażony jest zestaw formuł obliczeniowych, umożliwia również stosowanie obliczeń warunkowych.

• Współpraca z programem WAPRO Analizy - współpraca z programem WAPRO Analizy umożliwia tworzenie dodatkowych raportów i zestawień niedostępnych w programie WAPRO Fakir, w postaci zaawansowanych, wielowymiarowych analiz opartych o dane programu WAPRO Fakir.